Аудит печати документов

Допустим, перед вами стоит задача узнать:

  • сколько документов распечатали за выбранный период;

  • какие файлы отправляли на печать;

  • кто именно это делал;

  • можно ли сократить расходы;

  • есть ли потенциальные риски утечки информации.

Для решения этой задачи используйте отчеты:

  • Сводная статистика — для первичного анализа распечатанных документов,

  • Табель использования принтера — для детального анализа с расределением печати по дням.

Примечание

Перед работой с отчетами установите нужный период в датапикере.

Сводная статистика

Отчет располагается на вкладке Конструктор → Отчеты:

../_images/cases_60.png

В соответствующих колонках вы сразу увидите:

  • общее количество распечатанных документов;

  • суммарное количество страниц.

../_images/cases_38.png

Чтобы оставить в таблице только колонки документов и страниц, нажмите шестеренку в правом углу таблицы и выберите в модальном окне колонки, которые хотите скрыть.

../_images/cases_62.png

Если нажать на число в колонке, откроется страница с детальной информацией о документах или страницах. Выделенный файл можно скачать, нажав на иконку скачивания файла.

../_images/cases_63.png

Табель

Если требуется анализ за длительный период с распределением по дням, используйте Табель использования принтера. Отчет находится в меню Отчеты → Табель использования принтера.

Отчет помогает:

  • увидеть количество распечаток по дням;

  • определить периоды повышенной активности.

../_images/cases_61.png

При клике на значение в таблице доступна детализация по документам.

Поиск признаков нарушения

Просмотрев данные, вы, скорее всего, заметите моменты, которые можно оптимизировать. Например:

  • в каком‑то месяце резко выросло число распечаток → стоит убедиться, что печать обоснована;

  • один из сотрудников печатает намного больше остальных → имеет смысл обсудить, все ли документы действительно нужны в бумажном виде;

  • печать личных докуметов;

  • цветная печать там, где хватило бы черно‑белой.

Относительно безопасности можно выявить:

  • печать документов с ограниченным доступом — файлы с метками Конфиденциально, Для служебного пользования и т. д.

    • чтобы поле метки появилась в таблице, нажмите на шестеренку в правом углу таблицы и выберите в модальном окне Файл → Метка:

    ../_images/cases_64.png

  • нетипичный объем печати — резкое увеличение числа страниц, массовая печать за короткий промежуток времени;

  • аномальная активность отдельных пользователей.

Последнее обновление: 10.02.26